Verslag ALV 14 november

Afgelopen woensdag was de Algemene Leden Vergadering. Lees hier het verslag van deze vergadering.

 

Verslag Algemene Ledenvergadering TV Oudorp van 14 november 2018

Aanwezig: 30 leden en de volgende bestuursleden: Maikel Venneker (fungerend voorzitter), Ruud Bakker (duo voorzitter), Isabelle Rijnja (penningmeester), Klaas Meijer
(secretaris), Tamara Hoogland, Monique Slinger, Johan Plas, Ronald Stuvel
Berichten van verhindering: Babette Sanchez Conde, Bas Smit, Marianne Kamps, Marjolein Schuitemaker

De voorzitter opent de vergadering om 19.45 uur en sluit deze direct, omdat het volgens de statuten vereiste ledenaantal niet aanwezig is.

1.   Opening en vaststelling agenda
De voorzitter heropent de vergadering om 20.00 uur en heet allen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2.   Mededelingen
De voorzitter heet in het bijzonder welkom het erelid Ted de Jong en oud voorzitter Wim Passtoors, die een belangrijke rol heeft gespeeld bij de aanpassing van de nieuwe statuten en het huishoudelijk reglement.

Wim Klaassen heeft het bestuur een aantal vragen gesteld over het verhuurcontract van de kantine en over de HACCP eisen voor de keuken.
Het dagelijks bestuur zal Wim uitnodigen dit samen te bespreken met de voorzitters van de kantine, Tamara Hoogland en Babette Sanchez Conde.

Wegens de verbouwing van de kantine kan het jaarlijkse snerttoernooi helaas geen doorgang vinden.

Het jaarlijkse eindfeest vindt plaats op zaterdag 17 november.

De voorzitter wil graag de indrukken weergeven die hij en mede voorzitter Ruud Bakker hebben opgedaan tijdens het eerste halfjaar van hun voorzitterschap. Deze zijn zeer positief. Ze hebben erg vele actieve en betrokken leden aangetroffen die zich vaak met hart en ziel inzetten voor de vereniging. Omdat de voorzittersrol wat onderbelicht is gebleven hebben zij gemeend deze in onderlinge samenwerking te moeten oppakken. Beiden hebben er geen spijt van dit te hebben gedaan en vinden het een eer TVO op deze wijze te mogen vertegenwoordigen.
Meermalen is gevraagd wat de voorzitters voor doelstelling hebben.
Deze vraag is niet makkelijk te beantwoorden. Ook voor TVO geldt dat leden zichzelf meer en meer een klantenrol toedichten en dat ze waar voor hun contributiegeld eisen.
De voorzitters zien het tot hun taak de oude leden nog meer te betrekken bij de vereniging en de nieuwe leden te behouden. Wat dit laatste betreft, zullen zij dit goed monitoren. Ook voor de ledenadministrateur, Johan Plas en Redo Tennis is hiervoor een belangrijke rol weggelegd.
Daarnaast kunnen de bestaande commissies een bijdrage leveren aan het ledenbehoud.
Als voorbeeld van een zeer actieve jongerenclub met een grote uitstraling naar andere jeugdleden wordt genoemd de jongeren commissie Smash IT.
Tenslotte geeft de voorzitter aan dat hij liever 750 zeer enthousiaste leden heeft dan 1000 klanten.

3.   Toelichting ledenadministratie
De ledenadministrateur, Johan Plas meldt aan de hand van een power point presentatie enkele ledenweetjes:
Het aantal leden bedraagt op dit moment 667, daaronder 127 jeugdleden.
Verreweg de meeste leden behoren tot de categorie 50 tot 55 jaar oud.
Gevolgd door de categorie 40 tot 45.
In 2018 hebben tot op heden 51 senioren deel genomen aan het programma “maak kennis met tennis” Daarvan zijn 32 lid geworden van TVO. 288 leden lessen via Redo Tennis.
Via de “Jumbo actie” zijn 17 junioren en 43 senioren lid geworden.
We hebben 26 winterleden tot 1 april 2019.
44 leden hebben opgezegd per 1 januari 2019.

Verder meldt Johan het bestaan en gebruik van de KNLTB app, die het onder meer mogelijk maakt de banen 7, 8 en 9 op afstand te reserveren.
Op dit moment kan dat nog maximaal drie dagen van te voren. Johan wijst erop dat het systeem nog ‘under construction’ is en dat alle opmerkingen en suggesties worden meegenomen in de evaluatie.

Opgemerkt wordt dat Redo Tennis vaak gebruik maakt van baan 6, terwijl de banen 1,2,3 voor hen worden geblokt.
Het bestuur zal Redo Tennis vragen hier rekening mee te willen houden.

Johan merkt op dat ook de dienstenplanner in de KNLTB app wordt opgenomen en het op termijn mogelijk wordt er een facturenadministratie in op te nemen.

Andre Bok vraagt of winter-en zomerleden ook diensten moeten draaien.
Vanuit het bestuur wordt geantwoord dat inplannen op praktische bezwaren stuit, maar dat in het dienstenreglement is opgenomen dat zomer-en winterleden, indien noodzakelijk, wel kunnen worden ingezet.

Andre Bok meldt dat het voorkomt dat leden die zich hebben opgegeven voor lessen, niet direct kunnen worden geplaatst.
Het bestuur zal hierover Redo Tennis benaderen en vragen of hiervoor een oplossing kan worden gevonden door bijvoorbeeld de lessen uit te breiden.

4.   Verslag ALV 15 maart 2018
Naar aanleiding van:
-subsidie
Wim Passtoors wijst op de duurzaamheidssubsidie van 87 miljoen per jaar die beschikbaar komt voor sportverenigingen. Hij zal de gegevens daarover doen toekomen aan de secretaris. De voorzittermerkt op dat het bestuur zich al aan het oriënteren is over de mogelijkheden voor TVO.

5.   Bestuurssamenstelling
Het bestuur draagt aan de ALV voor het volgende bestuurslid: Ronald Stuvel.
Ronald wordt bij acclamatie benoemd.

6.   Toelichting sponsorcommissie
De sponsorcommissie bestaat – na het terugtreden van Arjan Merkelijn- uit Ronald Stuvelen Bart Hoogland. Eerstgenoemde meldt dat de speerpunten van de sponsorcommissie bestaan uit ledenwerfacties en het genereren van inkomsten voor de vereniging.
Ronald geeft aan de hand van een powerpoint presentatie een uitvoerige toelichting op het aantal sponsoren en de inhoud van de gesloten contracten. Hij maakt verder gewag van de in voorbereiding zijn de actie “hollen met stollen” waarbij een gedeelte van de opbrengst van de via bakker Jos Rood gekochte kerststollen ten goede zal komen van de reparatie van de oefenmuur. De Heren van Oudorp zullen hun gekochte stollen gaan uitdelen aan bewoners van de Oldenburg.
   7.   Voorlopige jaarcijfers 2018/Begroting 2019
De penningmeester, Isabelle Rijnja, geeft een toelichting op de jaarcijfers en de begroting.
Wim Passtoors wijst erop dat belasting moet worden betaald, wanneer de opbrengsten een bepaald bedrag te boven gaan.
Ted de Jong vindt dat de opbrengsten van de bridgeclub ook ten goede moeten komen van de bridgeclub.

8.   Samenstelling commissies
Technische commissie: toetredend Marijke Blom, Dirk de Roos, Ationg Tan en Paul Vessies
Redactiecommissie: toetredend Arjan Merkelijn
Jeugdcommissie: uitgetreden Pauline Hougee
Sportcommissie: uitgetreden Hiddo Born

9.   Concept nieuwe statuten en huishoudelijk reglement
Wim Passtoors geeft een toelichting aan de hand van een powerpoint presentatie.
De aanwezige leden stemmen unaniem in met de nieuwe statuten en het huishoudelijk reglement.
Omdat voor een statutenwijziging een 2/3 meerderheid van alle leden is vereist, wordt besloten een nieuwe vergadering uit te schrijven waarin een 2/3 meerderheid van de dan aanwezige leden voldoende is.

10.  Stand van zaken verbouwing kantine
De voorzitter is verheugd te kunnen melden dat zich maar liefst 80 vrijwilligers hebben gemeld. De werkgroep ‘verbouwing’ stelt momenteel werkschema’s op die zullen worden opgenomen in de clubapp. De werkzaamheden zullen op 24 november beginnen.
Annie Dijkman vraagt of en waar de sjoemelgroepen hun koffiepauzes kunnen houden.
Geantwoord wordt dat de mogelijkheid wordt geboden via de achterdeur de keuken te bereiken en aldaar koffie te zetten.
Het blijft onduidelijk of daarna de koffie kan worden genuttigd in de kleedkamers.
Ton de Ridder wijst erop dat slechts een beperkt gebruik kan worden gemaakt van de achterdeursleutels.

11.  Rondvraag
Ted de Jong vraagt of bekend is wanneer de erfpachtverplichting van de Stichting eindigt.
Maikel Venneker, tevens secretaris van de Stichting, gaat dit na.


12.  Sluiting
De vergadering wordt gesloten om 22.10 uur.

2018-11-20T21:37:57+00:0020 november 2018|Algemeen|